En el mundo empresarial actual, la transformación digital es un tema muy relevante. La digitalización es un proceso que está transformando la forma en que las empresas funcionan. La facturación electrónica es una parte importante de este proceso, y se ha convertido en una obligación para las empresas.
En este artículo, hablaremos de la importancia de la factura electrónica, cómo puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia y productividad y cómo implementarla.
Tabla de contenidos
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento electrónico que tiene el mismo valor legal que la factura en papel hasta el momento actual.
En los próximos meses la facturación electrónica será el único medio de facturación que podrá emplearse en las relaciones comerciales B2B entre empresas y autónomos, según la publicación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas), del pasado 29 de septiembre de 2022
La factura electrónica contiene información detallada sobre la transacción comercial, como el importe, los impuestos y los datos del emisor y el receptor.
Este documento se genera, se envía y se recibe en formato digital, sin necesidad de imprimirlo.
¿Por qué es importante la factura electrónica?
La factura electrónica tiene varios beneficios para las empresas.
En primer lugar, reduce los costos asociados con la emisión y el envío de facturas. La eliminación del papel y de los procesos manuales reduce los costos de impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
En segundo lugar, la factura electrónica reduce el tiempo que se tarda en procesar una factura. El proceso se vuelve más eficiente y rápido, lo que a su vez mejora la productividad de la empresa.
En tercer lugar, la factura electrónica reduce los errores humanos. Los errores en la facturación pueden ser costosos para las empresas, pero la facturación electrónica reduce el margen de error, ya que los datos se transfieren automáticamente de un sistema a otro.
¿Cómo afecta la facturación electrónica a la transformación digital?
La facturación electrónica es una parte importante de la transformación digital de una empresa. La digitalización de los procesos administrativos es un paso importante en la optimización de la productividad y la eficiencia de una empresa. La facturación electrónica es uno de los primeros pasos en este proceso, ya que ayuda a la empresa a reducir los costos y aumentar la eficiencia.
La facturación electrónica también es importante para la automatización de los procesos de negocio. La facturación electrónica puede integrarse con otros sistemas empresariales, como el sistema de gestión de inventarios y el sistema de contabilidad, lo que permite la automatización de los procesos de facturación y reduce el tiempo y los costos asociados con la facturación.
La facturación electrónica también ayuda a las empresas a ser más sostenibles y a reducir su huella de carbono. La eliminación del papel reduce la cantidad de papel utilizado y, por lo tanto, reduce el impacto ambiental de la empresa.
En conclusión, la factura electrónica es una parte importante de la transformación digital de una empresa. Ayuda a las empresas a reducir los costos, aumentar la eficiencia, automatizar los procesos de negocio y reducir la huella de carbono. En la era digital en la que vivimos, la facturación electrónica es una obligación para las empresas que quieren mantenerse al día y ser competitivas en el mercado.
¿Qué debe incluir la factura electrónica?
Los elementos que debe incluir una factura electrónica son los siguientes:
Datos del emisor: nombre, dirección y número de identificación fiscal.
Datos del receptor: nombre y dirección.
Número y fecha de emisión de la factura.
Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
Importe total de la factura, con desglose de impuestos y descuentos aplicados.
Medios de pago aceptados por el emisor.
Firma electrónica del emisor.
Además de estos elementos, la factura electrónica también puede incluir información adicional, como el número de pedido del cliente o el número de contrato correspondiente.
En España, la factura electrónica debe ser firmada electrónicamente y cumplir con los estándares técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.
En definitiva, la factura electrónica es un documento legal que debe contener información obligatoria y cumplir con los requisitos legales establecidos en cada país. Es importante asegurarse de que la factura electrónica cumple con todos los requisitos legales para evitar posibles sanciones o problemas legales.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Gracias a las ayudas del Kit Digital para autónomos y pymes, las empresas se pueden beneficiar de una subvención para la digitalización y automatización de la factura electrónica.
Uno de los requisitos más importantes que debe cumplir la efactura es que debe tener “formato estructurado” como control para asegurar que el envío y recepción de la factura electrónica es correcta.
Por lo que es imprescindible instalar y configurar la herramienta más adecuada para cada negocio.
La implementación de la factura electrónica en España
La implementación de la factura electrónica en España ha sido un proceso gradual que se ha llevado a cabo en diferentes fases. A continuación, se detalla el calendario de implementación de la factura electrónica en España:
15 de enero de 2015: La Ley 25/2013 establece la obligatoriedad de la factura electrónica para las empresas que realicen operaciones con el sector público.
15 de enero de 2016: A partir de esta fecha, las grandes empresas que facturen más de 5 millones de euros al año están obligadas a emitir facturas electrónicas a sus clientes.
1 de julio de 2017: Las empresas que facturen entre 100.000 y 5 millones de euros al año tienen la obligación de emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas.
1 de julio de 2018: Las microempresas y las pequeñas empresas con una facturación inferior a 100.000 euros al año tienen la obligación de emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas.
1 de enero de 2019: Todas las empresas que operen en el sector público deben emitir y recibir facturas electrónicas.
1 de julio de 2021: La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) establece que las facturas electrónicas que se envíen a la Administración Pública deberán incluir un código QR que facilite su verificación.
29 de septiembre de 2022: Según la Ley Crea y Crece publicada en el BOE, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber implementar la factura electrónica obligatoria antes de septiembre de 2025
Aunque la obligatoriedad de la factura electrónica se ha ido implantando de forma gradual, cada vez son más las empresas que optan por su uso voluntario debido a las ventajas que ofrece en términos de eficiencia y ahorro de costes.
¿Qué herramientas utilizar para las efacturas?
En España existen diversas plataformas y sistemas que permiten la emisión de facturas electrónicas, tanto para empresas como para autónomos.
Es importante que la herramienta o software elegido cumpla todos los requisitos establecidos en el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
De esta forma aquellas empresas constituidas en sociedad deberán emitir su factura en formato FacturaE para cumplir con esta obligación.
Es fundamental que las empresas proveedoras estén al día con la normativa vigente en cuanto a la emisión de facturas electrónicas, no solo para cumplir con sus obligaciones legales, sino también para aprovechar los beneficios que ofrece esta modalidad de facturación.
